Delegacje to codzienność w wielu przedsiębiorstwach. Pracodawcy muszą stosować  przepisy podróży służbowych i opierać się na dietach, które przeznaczone są na pokrycie kosztów związanych z wyżywieniem oraz noclegiem pracownika podczas wyjazdu służbowego.

Pracownik ma prawdo do zwrotu kosztów delegacji. Należy jednak zwrócić uwagę, nie każdy wyjazd w celach służbowych będziemy kwalifikować jako podróż służbową. Przede wszystkim dotyczy to wykonywanie zadania służbowego poza miejscem wykonywania pracy, nie zaś stała praca wynikająca z umowy.

Najpopularniejszym świadczeniem tego typu jest dieta – czyli rekompensata za koszty wyżywienia podczas delegacji, w wysokości 30 zł za dobę. Konkretna wysokość świadczenia przysługującego pracownikami uregulowana jest przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Doba delegacji jest liczona od jej rozpoczęcia, czyli wyjazdu do powrotu po zakończeniu wykonywania zadań służbowych, nie przyjmujemy tutaj za dobę definicji astronomicznej.

Bezpłatny posiłek redukuje dietę

Istnieją także okoliczności, kiedy pracownik nie ma prawa do diety lub jest ona zmniejszona.

Kiedy następuje brak prawa do diety?

• delegowania pracownika do miejscowości pobytu stałego lub czasowego – za czas tego pobytu,
• przejazdu do domu w dniu wolnym od pracy pracownika przebywającego w podróży służbowej trwającej co najmniej 10-dniowej,
• zapewnienia pracownikowi bezpłatnego całodziennego wyżywienia, tj. śniadania, obiadu i kolacji.

Pomniejszenie diety ma z kolei miejsce, kiedy pracownikowi zapewniono częściowe bezpłatne wyżywienie:

• 25% – za śniadanie,
• 50% – za obiad,
• 25% – za kolację.

Metody pomniejszania diety 

Według § 7 ust. 1 i 4 rozporządzenia delegacyjnego, kwota o którą zmniejsza się dietę oblicza się przyjmując za podstawę pełną dietę. Jeżeli pracodawca zapewnił pracownikowi w podróży służbowej:

• śniadania lub kolacji – dietę należy obniżyć o 7,50 zł (30 zł × 25%),
• obiadu – dietę należy obniżyć o 15 zł (30 zł × 50%).

Ta metoda obniżania diety nie powoduje większych trudności, jeżeli pomniejszeniu ulega pełna dieta. Pewne kontrowersje mogą się z kolei pojawiać, gdy z powodu długości podróży, pracownik ma przyznaną tylko połowę diety. Sprzeczne interpretacje dotyczą tego, czy pomniejszenie diety powinno być ustalane od jej pełnej wartości, czyli 30 zł, czy też od wysokości diety przyznanej w tej konkretnej sytuacji.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Na pewno treść  Art. 21. 1. Wolne od podatku dochodowego są:

16) diety i inne należności za czas:

1. a) podróży służbowej pracownika,
2. b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.”

Kto ustala miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej? Pracodawca; może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.