Przedstawicielstwo stanowi pewną formę reprezentacji firmy. Często mylone z oddziałem firmy, zdecydowanie się od niego różni. Czym jest przedstawicielstwo i jakie wymogi muszą spełnić przedsiębiorcy zagraniczni, aby utworzyć przedstawicielstwo w Polsce?

W poprzednim artykule omawiałam definicję oddziału: Czym jest oddział przedsiębiorstwa?, która może przydać się przy porównaniu z przedstawicielstwem. Różnica polega przede wszystkim na celu utworzenia obu podmiotów. Przedstawicielstwo wykonywane jest poza siedzibą firmy w celu promocji i reklamy jej produktów lub usług. Nie wykonuje działalności gospodarczej jako takiej, a jedynie świadczy usługi w imieniu przedsiębiorstwa macierzystego. Przedsiębiorstwo nie posiada również typowej dla oddziału samodzielności organizacyjnej.

Przedstawicielstwo przedsiębiorcy zagranicznego

Przedstawicielstwo może zostać powołane przez zagranicznych przedsiębiorców oraz inne osoby powołane przez właściwy organ w celu promocji gospodarki danego kraju. Ponadto, na terenie kraju może działać tylko jedno przedstawicielstwo danego podmiotu. Również polscy przedsiębiorcy mogą tworzyć przedstawicielstwa w innych krajach na takim samych zasadach. Przedsiębiorca zobowiązany jest do posługiwania się oryginalną nazwą firmy wraz z jej formą prawną przetłumaczoną na język polski i sformułowaniem „przedstawicielstwo w Polsce”. Przedstawicielstwo nie stanowi zakładu w rozumieniu przepisów, dlatego tez nie jest w żaden sposób opodatkowane. Staje się natomiast płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w momencie, gdy zatrudnia pracowników.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia osobnej rachunkowości dla przedstawicielstwa w języku i walucie polskiej. Za wszystkie zobowiązania pełną odpowiedzialność ponosi podmiot macierzysty, nie ma obowiązku składania sprawozdań finansowych do KRS.

Wszelkie informacje dotyczące zmian w zakresie działalności, danych objętych wpisem do rejestru, likwidacji i ukończeniu działalności, powinny zostać zgłaszane Ministrowi w terminie 14 dni od daty ich dokonania.

Jak zarejestrować przedstawicielstwo?

Wpisu do rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych dokonuje Minister Rozwoju i Finansów. Wniosek powinien zostać sporządzony w języku polskim. W przypadku dokumentów sporządzonych w języku obcym, niezbędne jest tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego. Wniosek można złożyć również elektronicznie, w przypadku posiadania Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu.

W celu rejestracji składa się odpowiednie dokumenty:

• wniosek o dokonanie wpisu do rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych zawierający:

– nazwę, siedzibę i formę prawną przedsiębiorcy zagranicznego;

– przedmiot działalności gospodarczej przedsiębiorcy zagranicznego;

– imię, nazwisko oraz adres pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej osoby upoważnionej w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego;

– adres siedziby głównej przedstawicielstwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w której są przechowywane oryginały dokumentów związanych z działalnością przedstawicielstwa,

• dokument potwierdzający rejestrację przedsiębiorcy zagranicznego na podstawie którego przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą,
• dokument określający adres siedziby przedsiębiorcy zagranicznego, zasady reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego oraz wskazanie osób uprawnionych do jego reprezentacji,
• dokument uprawniający przedsiębiorcę zagranicznego do wykorzystywania lokalu na potrzeby siedziby głównej przedstawicielstwa,
• dowód uiszczenia opłaty skarbowej – 1000 zł.

Wniosek zostaje rozpatrzony w ciągu miesiąca, a w szczególnych przypadkach – do dwóch miesięcy.

W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku, odwołanie od decyzji można złożyć w terminie 14 dni od momentu otrzymania decyzji.

Ponadto, przedstawicielstwo jest zobowiązane do złożenia wniosku RG-OP wraz z RG-RD w celu nadania numeru REGON. Przedstawicielstwo zatrudniające pracowników w Polsce musi złożyć również wniosek NIP-2 w celu nadania numeru NIP oraz ZUS-ZPA w celu zgłoszenia płatnika składek ZUS.