Niemal każdy dokument zaopatrzony jest w specjalne miejsce na stempel. Nierzadko można spotkać się z odrzuceniem z powodu braku takowego stempla. Czy słusznie? Czym jest pieczęć firmowa i czy każdy ma obowiązek jej posiadania?

Wszyscy mają! Mam i ja?

Jak to jest z tymi pieczątkami? Z jednej strony słyszymy, że wyrobienie pieczęci nie jest obowiązkowe, po czym idziemy do urzędu złożyć dokumenty i spotykamy się z odrzuceniem. Dlatego też zdecydowana większość przedsiębiorców pieczęć firmową posiada. Przecież pani z urzędu twierdzi, że taki jest wymóg. Nieprawda! Nie istnieją przepisy nakazujące przedsiębiorcom posiadania pieczęci firmowej. Tylko nieliczni specjaliści mają taki obowiązek. I nie dajmy sobie wmówić, że jest inaczej. Takimi osobami są pracownicy służby zdrowia: lekarze specjaliści, położni, lekarze weterynarii, diagności laboratoryjni, instruktorzy jazdy.

Na poparcie swoich słów pozwolę sobie przytoczyć wypowiedź sekretarza stanu w Ministerstwie Finansów z 29 kwietnia 2010 roku:

„W pierwszej kolejności podkreślenia wymaga, że w polskim ustawodawstwie został nałożony obowiązek stosowania pieczęci wyłącznie w zakresie pieczęci urzędowych. (…) brak jest ogólnego przepisu nakładającego wprost na m.in. przedsiębiorców dokonujących określonych czynności w relacjach z organami administracji publicznej, w tym w szczególności z organami podatkowymi, obowiązek posiadania i posługiwania się pieczątkami firmowymi przez podmioty uczestniczące w obrocie prawnym. O umieszczaniu pieczątek firmowych stanowią natomiast niektóre akty normatywne określające wzory dokumentów, druków i formularzy składanych organom administracji publicznej. (…) Podkreślić jednakże trzeba, że brak opatrzenia konkretnego druku (formularza) składanego w wersji papierowej pieczątką firmową nie powoduje negatywnych skutków dla składającego druk (formularz). Ustawodawca nie ustanowił również przepisów nakładających na przedsiębiorców obowiązek zamieszczania pieczątek na fakturach.”

Wymagania polskich urzędów można tłumaczyć starym przyzwyczajeniem z czasów, kiedy posiadanie własnej pieczątki „to było coś” i w ten sposób identyfikowano przedsiębiorców.

Co z pustymi miejscami na wnioskach i formularzach?

W miejscu, gdzie według konkretnych organów powinna znaleźć się pieczęć wystarczy sam podpis i ewentualnie adnotacja: „brak pieczęci firmowej”. Wszystkie dane, które posiadałaby pieczątka są i tak zawarte są w danym dokumencie.

Podobnie jest z fakturami. Brak pieczęci i podpisu w żaden sposób nie wpływa na ważność faktury.

Nieco inaczej sprawa wygląda z bankami. Chociaż nie istnieją przepisy nakładające na klientów banków obowiązek pieczętowania, bank może posiadać swoje własne zasady. Jeżeli regulamin stanowi taki wymóg, wówczas, najczęściej przy zakładaniu konta firmowego, będziemy zobowiązani do odbicia pieczątki. Warto czytać regulaminy.

Co powinno się znaleźć na pieczątce?

O ile prawo nie mówi o konieczności posiadania pieczęci firmowej, tak o tym, co powinna zawierać jeżeli już ją mamy – owszem. Każda pieczątka, jeżeli decydujemy się na jej wyrobienie, powinna zawierać:

• nazwę firmy,
• imię i nazwisko,
• adres siedziby,
• numer NIP.

Dla spółek prawa handlowego:

• nazwa firmy,
• adres siedziby,
• numer NIP.

Dodatkowo:

• numer KRS,
• wysokość kapitału zakładowego dla spółki z o.o. i spółki akcyjnej,
• wysokość kapitału wpłaconego dla spółki akcyjnej.

Uwaga! Za brak podstawowych wymaganych danych grozi kara grzywny do 5 tys. złotych.

Do niedawna obowiązkowy był również numer REGON, ale wymóg ten został zniesiony. Ponadto, pieczęć nie powinna posiadać czerwonego tuszu – jest on zarezerwowany dla urzędów.

Można zamieścić dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail czy adres strony internetowej. Będzie to bardzo pomocne dla kontrahentów. Część danych dodatkowych, np. informacje o kapitale często pomija się i umieszcza na papierze firmowym.

Czym jest pieczęć elektroniczna?

E-pieczęć działa na tych samych zasadach co podpis elektroniczny. Są to dane firmy w postaci elektronicznej, które potwierdzają e-dokumenty tak samo jak podpis osoby fizycznej. Pozwala na potwierdzenie autentyczności e-dokumentu i zapobiega ewentualnym jego zmianom przez osoby nieupoważnione.

Inwestować w pieczątkę?

Jak najbardziej. Jak widać, nikt nas nie zabije za brak pieczęci na dokumentach. Daje ona jednak możliwość przekazania niezbędnych danych jednych ruchem i oszczędzi bitew z urzędnikami. Co więcej, pieczątki są wytwarzane w najróżniejszych kształtach i kolorach. Można je więc zaprojektować i dostosować do profilu działalności, a będą stanowiły świetną trwałą wizytówkę i pozwolą kontrahentom na szybką weryfikację i kontakt.