Monitoring  w miejscu pracy – temat o tyle kontrowersyjny jak i ciekawy. Praca to miejsce, w którym spędzamy 1/3 naszego dnia, niektórzy nawet więcej. To ważne, byśmy czuli się w niej komfortowo i bezpiecznie. Czy monitoring jest nam w stanie zapewnić obie te kwestie, czy z góry się wykluczają?

W dobie cyfryzacji jesteśmy przyzwyczajeni, że niemal każdy nasz ruch obserwuje szklane oko kamer monitoringu – na ulicy, w sklepie, kinie… Nierzadko jest to tylko i wyłącznie dla naszego bezpieczeństwa, więc nie przeszkadza nam to w codziennym funkcjonowaniu. Co jednak, jeśli dotyczy to naszej pracy? Co warto wiedzieć o monitoringu w miejscu pracy?

Rodzaj kontroli stosowanych przez pracodawcę

Mówiąc o legalnych metodach kontrolowania pracowników można wyróżnić kilka podstawowych:

• Zdalny monitoring komputerów,
• Przeglądanie korespondencji,
• Kontrola telefonu służbowego,
• Monitoring w miejscu pracy.

Każdy rodzaj kontroli powinien mieć jasno określony cel. Dzięki temu można uniknąć wielu nieporozumień. Pracodawca powinien jasno określić w jaki sposób oraz dlaczego chce kontrolować swoich pracowników. Jeżeli jego działania będą zgodne z prawem oraz będą miały stosowne ku temu przesłanki (np. badanie efektywności pracowników, bezpieczeństwo, ochrona mienia znajdującego się w firmie) to uczciwi pracownicy nie powinni zgłaszać sprzeciwu.

Zdalny monitoring komputerów

Popularną metodą kontrolowania pracowników w biurze jest monitoring komputerów. Pracodawca kontroluje jakość pracy pracowników oraz to, co jeszcze robi na firmowym komputerze. Dozwolone jest również blokowanie stron internetowych niezwiązanych w żaden sposób z działalnością firmy, np. stron mediów społecznościowych. Aby uniknąć konfliktów, pracodawca powinien od razu poinformować pracownika, że jego działania będą kontrolowane. Obie strony powinny mieć do siebie zaufanie – jest to podstawą każdej, również tej służbowej relacji.

Kontrola telefonu służbowego

Kontrola telefonu służbowego pracownika jest w pełni uzasadniona – w końcu pracodawca płaci za abonament. O ile sytuacja jest klarowna, jeżeli pracownik zostawia telefon w miejscu pracy i nie korzysta z niego poza pracą, o tyle sytuacja staje się skomplikowana, jeżeli korzysta z niego poza godzinami pracy. Pracodawcy może być ciężej wtedy kontrolować, czy płaci za faktyczną rozmowę z klientem, czy prywatne rozmowy pracownika. Ma pełne prawo sprawdzać połączenia, ich długość oraz kontrolować to z kim rozmawiał pracownik.

Dopuszczone jest również używanie geolokalizacji – zwłaszcza, jeżeli pracodawca jest mobilny i chce kontrolować pracowników, jednak oczywiście tylko i wyłącznie w godzinach pracy.

Monitoring wideo

Jest to z pewnością najbardziej obszerny i dyskusyjny temat. Oczywisty jest fakt, że montaż kamer powinien być odpowiednio uzasadniony, zgłoszony z wyprzedzeniem pracownikom i poparty przez nich.

Jakie sytuacje powinny wręcz skłonić pracodawcę do zamontowania kamer? Z pewnością wydarzenia z przeszłości, które wskazują na to, że w firmie dzieje się coś niedobrego – dochodzi do kradzieży w godzinach pracy, było włamanie. Jeżeli doszło do zewnętrznej kradzieży i są na to dowody, warto zamontować kamerę nie tylko w samym biurze, lecz również skierowaną na drzwi wejściowe oraz przed samym wejściem do budynku. Z pewnością zwiększy to ochronę biura i poczucie bezpieczeństwa pracowników, które również powinno być priorytetowe dla pracodawcy. Bezdyskusyjne jest również montowanie kamer w celu ochrony gotówki znajdującej się w biurze bądź innych środków trwałych, takich jak sprzęt komputerowy i inne sprzęty biurowe.

Bardziej skomplikowana może być sytuacja, jeśli podejrzenia padają na pracownika – z kasy firmowej znikają środki pieniężne bądź giną prywatne rzeczy innych pracowników. W takiej sytuacji najodpowiedniejsze wydaje się zamontowanie ukrytych kamer do czasu wyjaśnienia sprawy. Co na to prawo?

Niestety jest to dość skomplikowana kwestia. Aby móc korzystać z dowodów zarejestrowanych przez oko kamery w sądzie, konieczne jest spełnienie odpowiednich wymagań. Kwestią podstawową jest przetwarzanie danych. Pracownik musi być poinformowany  o tym, że jest nagrywany. Musi istnieć konkretny cel monitoringu, a zbierane dane muszą być odpowiednio zabezpieczone. Jeżeli powyższe wymogi nie będą spełnione, samo nagranie nic nam nie da.

Warunki:

• Przede wszystkim każdy pracownik powinien być informowany o monitoringu oraz o tym gdzie dokładnie się znajduje. Nie dopuszczalne jest, aby kamery były instalowane bez wiedzy i zgody pracowników oraz w miejscach, które wymagają szczególnej prywatności, np. szatnia.
• Konieczne jest wskazanie uzasadnionego celu montażu kamer – np. ochrona majątku i środków trwałych firmy, ochrona pracowników. Będzie to tym bardziej uzasadnione, jeżeli w przeszłości miały miejsce zdarzenia, których zajście nagrane na kamerę pomogłoby w sądzie.
• Dopełnienie formalności – pracownik powinien być poinformowany o monitoringu przed podjęciem pracy w firmie oraz podpisać odpowiednie oświadczenie, w którym potwierdza, że zapoznał się z ustaleniami i je akceptuje. Dodatkowo pracownicy powinni wiedzieć gdzie i w jakiej formie przechowywane są nagrania z monitoringu.
• Pracodawca powinien się również stosować do wszelkich przepisów o ochronie danych osobowych.

Gdzie  są granice kontroli?

Określenie stosownych granic kontroli jest istotną kwestią i pracownik powinien doskonale wiedzieć, jeżeli pracodawca narusza jego prywatność w rażący sposób.

Pracodawca nie ma prawa bez pozwolenia grzebać w prywatnych rzeczach pracownika (kurtce, torbie itp.).  Nie ma również prawa inwigilować jego prywatnego telefonu. Nawet, jeżeli pracownik nie może go używać podczas pracy, a mimo to to zrobił – pracodawca nie ma prawa sprawdzać połączeń lub czytać prywatnych wiadomości.

Pracodawca nie ma również prawa w jakikolwiek sposób ingerować w prywatne życie pracownika oraz w to, co robi po pracy.

Jeśli chodzi z kolei o monitoring wideo, nie może on się znajdować we wszelkiego rodzaju pomieszczeniach socjalnych – szatni, kuchni, stołówce, łazience. W takich miejscach na pierwszym miejscu powinno być prawo pracownika do prywatności. W tych miejscach pracownik nie wykonuje służbowych czynności, nie powinno być więc podstaw do kontrolowania jego zachowań.