Zakładając spółkę bądź działalność gospodarczą musimy posiadać adres, pod którym nasze przedsiębiorstwo będzie funkcjonowało. Nie zawsze jednak fundusze pozwalają nam na zakup bądź wynajem powierzchni biurowych, a prywatny adres zamieszkania chcemy pozostawić anonimy.
Naprzeciw naszym potrzebom wychodzą firmy oferujące użyczenie własnego adresu – wirtualne biura. To idealne rozwiązanie dla przedsiębiorców którzy cenią swą prywatność i nie chcą, by kontrahenci odwiedzali ich w domu bądź by trafiała do niego firmowa korespondencja.

Co warto wiedzieć o wirtualnym biurze?

Ważnym pojęciem, o którym należy wspomnieć poruszając tematykę wirtualnego biura, jest outsorcing. Najprościej mówiąc, outsorcing jest wykorzystywaniem zasobów z zewnątrz, często po to, aby zmniejszać wydatki w swoim przedsiębiorstwie.
Koncepcja wirtualnego biura bardzo szybko zyskuje na popularności, czemu trudno się dziwić – za odpowiednią opłatą otrzymujemy możliwość rejestracji naszego przedsiębiorstwa pod prestiżowym adresem w największych miastach w Polsce.
Firmy świadczące tego typu usługi często mają w swojej ofercie również obsługę korespondencji (odbiór, skanowanie, wysyłkę), wynajem sal konferencyjnych, dedykowany nr telefonu, księgowość czy porady prawne. To daje nam możliwość przekazania kwestii administracyjnych w ręce specjalistycznej firmy.

Kiedy warto skorzystać z usług wirtualnego biura?

Podstawowym argumentem przemawiającym za skorzystaniem z usług wirtualnego biura jest chęć oddzielenia sfery prywatnej od pracy. Jest to idealne rozwiązanie, gdy fundusze nas ograniczają i nie możemy wynająć biura, a nie chcemy urządzać go w domu.
Niepodważalnym argumentem jest również oszczędność – zarówno czasu jak i pieniędzy. Miesięczna opłata dla specjalizującej się w tym firmie jest dużo niższa, niż wynajem własnego biura, do czego dochodziłyby inne opłaty, jak chociażby czynsz, media, zakup artykułów biurowych.
Prowadzenie własnej firmy wiąże się z częstymi wyjazdami służbowymi. Wirtualne biura oferują obsługę korespondencji: odbiór oraz skanowanie. Klient jest informowany telefonicznie bądź mailowo o nadejściu poczty. Może ją odebrać z siedziby firmy w dowolnym dla siebie momencie, lub poprosić o bezpośrednią wysyłkę na wskazany adres. Dzięki temu mamy pewność, że nasza poczta zostanie odebrana, a wizyty na poczcie zostaną ograniczone do minimum.
Korzystanie z usług wirtualnego biura zapewnia nam więc profesjonalną obsługę asystencką za dużo mniejszą kwotę, niż wynajem biura i zatrudnienie pracownika na własną rękę.
Kolejnym elementem zachęcającym do korzystania z wirtualnych biur jest możliwość utworzenia firmy w innym mieście niż te, w którym mieszkamy. Może to być wyjątkowo ważne dla przyszłych kontrahentów. Możliwe, że mieszkamy w centralnej Polsce, jednak kontakty biznesowe prowadzimy głównie ze Szwedami i Norwegami – wtedy możemy skorzystać z usług wirtualnego biura w Gdyni lub Gdańsku – partnerzy biznesowi z pewnością zwrócą na to uwagę.
Inną kwestią związaną z samym miejscem jest fakt, że firmy prowadzące wirtualne biuro bardzo często posiadają prestiżowe adresy – zazwyczaj główne ulice największych w miast w Polsce. Rejestracja firmy w tak wyjątkowej lokalizacji jak centrum dużego miasta z pewnością poprawi wizerunek firmy i wzbudzi uznanie u kontrahentów.
Istotnym argumentem z pewnością jest to, że bardzo często wirtualne biura posiadają własne sale konferencyjne bądź mini biura na wynajem. Gdy więc zajdzie potrzeba spotkania ze wspólnikami lub klientami, możemy skorzystać z tej usługi uiszczając jednorazową opłatę.