Kradzież w firmie – Nie jest to z pewnością przyjemny temat, ale może przytrafić się również tobie. Kradzież, bo o niej mowa, jest kłopotliwym zagadnieniem nie tylko ze względu na oczywistą stratę, jaką ponosi przedsiębiorca, ale też sposób postępowania, gdy już do niej dojdzie. Warto być mądrym przed szkodą i  wiedzieć jakie kroki podjąć, gdy zostaniesz ofiarą kradzieży. Jest to kwestia istotna również dlatego, że – po spełnieniu określonych warunków – kradzież firmowego majątku można zaliczyć do kosztu uzyskania przychodu i odliczyć od podatku dochodowego.

 

Nawet, jeśli odpowiednio dbasz o zabezpieczenie swojego majątku, nie jesteś w stanie przewidzieć wszystkiego i możesz paść ofiarą kradzieży. W takiej sytuacji musisz zachować zdrowy rozsądek i spokój. Pierwszą czynnością powinno być wezwanie policji, aby odpowiednio zabezpieczyli miejsce zdarzenia. Dokumentacja stróżów prawa będzie ci później potrzebna. Kradzież w firmie to problem, który często przeraża przedsiębiorców.

Kolejna istotną kwestią są okoliczności zdarzenia. Jeśli kradzież jest wynikiem twojego niedopilnowania i mogłeś jej zapobiec – będzie ona dla ciebie tylko i wyłącznie stratą i nie będziesz mieć możliwości rozliczenia jej w kosztach. Sprawdzane będą również działania jakie podjąłeś, aby zabezpieczyć majątek – czy odpowiadają one standardom w branży w której działasz.

 

Właściwe udokumentowanie kradzieży jest koniecznie, aby można było ująć ją w księgach rachunkowych i uznać za koszt uzyskania przychodu. Najlepszym narzędziem do tego będzie sporządzenie protokołu strat, w którym zostaną dokładnie opisane:

• Data i miejsce zdarzenie (jeśli dokładna data kradzieży nie jest znana, stratę należy rozliczyć po zakończeniu postępowania policyjnego/sądowego),
• Zdarzenie,
• Rodzaj skradzionego mienia,
• Ilość i/lub wartość skradzionego mienia,
• Data oraz miejsce sporządzenia protokołu.

Protokół ten powinien być potwierdzony przez policję oraz firmę ubezpieczeniową. Istotne może okazać się uzupełnienie protokołu o korespondencje z policją, ubezpieczycielem, strażą pożarną czy opinię rzeczoznawcy – w zależności od charakteru zdarzenia. Sam protokół może okazać się niewystarczającym narzędziem do potwierdzenia braku twojego udziału w kradzieży.

Kradzież należy natychmiast zaksięgować w Księdze Przychodów i Rozchodów, wartość utraconego towaru powinno się wyliczyć na podstawie cen zakupu skradzionego mienia.

Policyjna dokumentacja pozwoli wykluczyć twoją winę w kradzieży. Przydatny może również być podpis np. świadka, jeśli taki istnieje. Protokół powinien być oparty o inwentaryzację, która umożliwi zanalizować straty majątku trwałego i obrotowego.

W ustawach o podatku dochodowym nie ma jednak zapisów bezpośrednio określających sposób dokumentowania zdarzeń, którego wynikiem są straty.

Wyjątki

Zanim skupimy się na głównym temacie, należy odnieść się do kwestii dwóch wyjątków z katalogu wydatków, których nie zalicza się do kosztów podatkowych w przypadku kradzieży.

Pierwszy wyjątek dotyczy strat poniesionych na skutek kradzieży nieubezpieczonego samochodu. Opierając się na art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 48  tego zdarzenia nie można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu.

Drugi przypadek jest bardziej złożony. Określa on sytuację, w której podatnik pokrywa stratę towarów powierzonych usługobiorcy. Wyjątek ten powoduje ryzyko, że wypłacone odszkodowanie zostanie zaliczone przez organ podatkowy jako odszkodowanie z tytułu wadliwie wykonanej usługi magazynowania

Należy również pamiętać, ze włączeniu do kosztów podatkowych ulegają tylko te skradzione środki trwałe, które nie zostały zamortyzowane.

Kradzież towaru zakupionego przez przedsiębiorstwo

Pierwsza rozpatrywana kwestia będzie dotyczyła skradzionego towaru, od którego został odliczony VAT i został już ujęty w kosztach. Taka sytuacja może budzić wątpliwość w jaki sposób postąpić – czy należy wprowadzić korekturę odliczonego już VAT-u. Tutaj ujawnia się to jak ważne jest opisane na początku artykułu udokumentowanie zdarzenia. Jeżeli kradzież została w odpowiedni sposób udokumentowana, korekta VAT nie jest obowiązkowa.

Jeśli chodzi o podatek dochodowy, tutaj również nie ma obowiązku korygowania kosztu skradzionego mienia, które zostało rozliczone w momencie zakupu. Poniesione straty można również zaliczyć do kosztu otrzymania dochodu. Tutaj – podobnie jak przy podatku VAT – konieczne będzie posiadanie pełnej dokumentacji zdarzenia.

Kradzież środka trwałego

Środkami trwałymi określamy składniki majątku, których wartość przekracza 3500 zł i które ulegają amortyzacji. Podobnie jak w przypadku kradzieży towarów, przedsiębiorca nie ma obowiązku dokonywania korekty VAT, który został odliczony przy zakupie, zaś poniesioną stratę można włączyć do kosztów uzyskania przychodu (pamiętając nadal o odpowiedniej dokumentacji).

Należy jednak pamiętać, że w kosztach można ująć tylko te środki trwałe, które nie uległy jeszcze całkowitej amortyzacji.  Niezamortyzowaną wartość skradzionego środka trwałego oblicza się odejmując dokonane już odpisy od jego wartości początkowej. Jeżeli został on już zupełnie zamortyzowany, nie możemy tego wykonać po raz kolejny.

Kradzież firmowego samochodu

Samochód firmowy również jest zaliczany do środków trwałych, jedna w tym wypadku postępuje się nieco inaczej. Jak zostało już wspomniane w artykule, kradzież samochodu firmowego może zostać zakwalifikowana do kosztów uzyskania przychody jedynie, kiedy pojazd ten był objęty nieobowiązkowym ubezpieczeniem, np. autocasco. Jeśli auto wykorzystywane na potrzeby firmy nie było objęte dobrowolnym ubezpieczeniem, to nawet w sytuacji, gdy kradzież nie była wynikiem zaniedbania przedsiębiorcy, nie będzie to zaliczane do kosztów.

Kradzież dokumentów firmowych

Jest to wyjątkowo kłopotliwy temat, bo o ile środki trwałe dotyczą bezpośrednio przedsiębiorstwa, o tyle w firmowych dokumentach mogą znajdować się niezwykle ważne oraz tajne dane kontrahentów, wspólników, klientów firmy. W tym wypadku konieczne będzie odtworzenie utraconych faktur oraz innych dokumentów księgowych, jeśli one również zostały skradzione. Z pewnością będzie to trudne zadanie, trzeba jednak mieć na uwadze obowiązek przechowywania dokumentacji przez 5 lat.

Warto również pamiętać, aby o utracie dokumentów zawiadomić odpowiedni urząd skarbowy, ponieważ w wyjątkowych przypadkach można uzyskać odroczenie terminu składania deklaracji, zapłaty podatku lub przełożenie terminu kontroli podatkowej.

Odszkodowanie z tytułu kradzieży

Jeżeli kradzieży uległy składniki majątku, które były objęte ubezpieczeniem, naturalnie istnieje możliwość ubiegania się o wypłacenie rekompensaty. Trzeba jednak pamiętać, że  odszkodowanie nie jest opodatkowane podatkiem VAT, jest jednak uznawane za przychód, w związku z czym trzeba zapłacić od niego podatek dochodowy.