Loading Posts...

Jak zweryfikować jakość i bezpieczeństwo biura rachunkowego?

Bepieczeństwo

Złożoność zagadnień związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, częste nowelizacje zapisów oraz uaktualnianie przepisów sprawiają, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się zlecić prowadzenie księgowości biurom rachunkowym. Na co jednak należy zwrócić uwagę, aby mieć pewność, że jakość usług biura, na które się zdecydujemy, będzie jak najwyższa? Co charakteryzuje bezpieczeństwo biura rachunkowego ? Czym powinniśmy się kierować, by nie martwić się o bezpieczeństwo naszych danych, naszych klientów oraz firmy?

Istnieje kilka czynników, na które powinieneś zwrócić szczególną uwagę szukając biura, któremu zechcesz powierzyć swoje finanse.

Certyfikat księgowy

Zapoznając się z ofertami biur rachunkowych zwróć uwagę, czy jego pracownicy posiadają Certyfikaty lub równorzędne Świadectwa kwalifikacyjne (potocznie zwane licencją) wydawane przez Ministra Finansów. Oba dokumenty są imienne, więc są wystawiane na konkretną osobę, a nie na podmiot gospodarczy, czyli biuro rachunkowe.

Obecnie ich posiadanie nie jest obowiązkowe przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, świadczy jednak o rzetelności biura oraz jakości usług osób w nim pracujących. Wykaz osób dysponujących certyfikatem można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Dodatkowym atutem z pewnością będzie członkostwo w stowarzyszeniach branżowych, takich jak Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Organizacja ta skupia osoby związane zawodowo z rachunkowością i finansami oraz dba, aby jej członkowie charakteryzowali się wysokiej jakości usługami. Ważnym aspektem jest także postępowanie zgodnie z zasadami etyki.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu świadczonych usług

Biuro, z którego usług zechcesz skorzystać, musi posiadać obowiązkową polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Jest to gwarancja bezpieczeństwa nie tylko dla biura, ale również jego klientów, na wypadek zaistnienia błędów będących wynikiem pracy księgowych.

Bardzo ważne jest, abyś sprawdził, czy kwota podana w polisie dotyczy każdego zdarzenia (mówi o tym klauzula ,,na pierwsze i na wszystkie”), czy jest może tylko ubezpieczeniem od ,,pierwszego ryzyka” – wtedy wartość polisy będzie maleć z każdą wypłaconą szkodą.

Pamiętaj, że osobą, która ponosi odpowiedzialność za błędy księgowe przed Urzędem Skarbowym jesteś Ty – podatnik, któremu dopiero później przysługuje regres do Biura Rachunkowego – wypłacalnego bądź nie.

Cena usług

Weryfikując jakość i bezpieczeństwo biura rachunkowego warto zwrócić uwagę na cenę świadczonych przez nie usług. Spróbuj jednak nie szukać jak najtańszego usługodawcy, a raczej dowiedzieć się z czego wynikają dane ceny.

Oczywiste jest, że największą część ceny stanowi praca ludzka. Taka jest specyfika pracy księgowego, polegająca na żmudnej weryfikacji dokumentów. Każdy księgowy musi wyjaśniać zaistniałe nieścisłości, wprowadzić wiele danych do komputera. Każde biuro rachunkowe musi wielokrotnie sprawdzić poprawność księgowań.
W związku z tym, redukcja kosztów jest trudnym zadaniem i wiąże się zazwyczaj z:

  • zatrudnianiem mniej doświadczonych pracowników, osób nie posiadających odpowiednich uprawnień bądź kwalifikacji lub niedoświadczonych studentów,
  • zmniejszeniem liczby pracowników, tym samym przydzieleniem większej liczby obowiązków pozostałym księgowym, co może wpłynąć na wzrost ryzyka powstania błędu oraz odbić się na terminie wykonywanej usługi.

Zanim więc zdecydujesz się na biuro rachunkowe z wyjątkowo niskimi cenami, spróbuj dowiedzieć się skąd to wynika oraz przemyśl, czy nie lepiej zapłacić więcej, jednak mieć spokojną głowę.

Dostępność i formy komunikacji

O jakości usług oferowanych przez biuro z pewnością świadczy podejście pracowników do komunikacji. Elektroniczny obieg dokumentów jest już standardem niemal we wszystkich firmach. Wykorzystanie nowoczesnych metod komunikacji jest szczególnie istotne dla przedsiębiorców, którzy mają częste wyjazdy służbowe. Zastosowanie takich rozwiązań zaoszczędzi czas przedsiębiorcy oraz zredukuje koszty związane z dojazdem.

Przed podjęciem współpracy dobrze jest zrobić rozeznanie, czy dane biuro posiada narzędzia ułatwiające ten obieg – nie tylko stały dostęp do Internetu czy ksero z opcją skanowania, ale również różnego rodzaju systemy służące komunikacji i przekazywaniu dokumentów. Kolejnym ułatwieniem będzie wykorzystywanie e-faktur.

Warto również upewnić się, czy ktoś z pracowników biura będzie w stanie nam pomóc poza ‘standardowymi’ godzinami pracy. Może zaistnieć nagła sytuacja mająca wpływ na finanse firmy. Dobrze więc wiedzieć zawczasu, czy – gdy taka konsultacja będzie potrzebna – księgowy będzie do naszej dyspozycji.

Doświadczenie

Sama znajomość przepisów oraz zdobyte certyfikaty niestety nie świadczą o tym jaka jest faktyczna wiedza księgowego. Niezwykle ważna jest praktyka.
Nie oznacza to jednak, że wraz z długością funkcjonowania biura wzrasta poziom wykonywanych usług, czy też – im starszy księgowy, tym wyższa będzie jakoś jego usług.

W tematyce księgowej bardzo często zachodzą zmiany i ważne jest, aby nasz księgowy na bieżąco śledził wszelkiego rodzaju nowelizacje.

Z jednej strony mamy więc osoby funkcjonujące w branży kilkadziesiąt lat, które z pewnością posiadają ogromne doświadczenie, mogą jednak wykazywać objawy nieprzystosowania do rzeczywistości, w której księgowość nie polega już jedynie na mechanicznym przetwarzaniu danych, ale wymaga od księgowego zdolności analitycznych. Takie osoby nie zawsze podążają za lawinowo wręcz powstającymi aktualizacjami przepisów.

Z drugiej strony mamy osoby młode, posiadające niewielką praktykę, niebojące się jednak obowiązku stałego pogłębiania swojej wiedzy i posiadające ambicje, by ją chłonąć.

Ważne jest, byśmy nie ukierunkowali się z góry na którąś z tych grup – idealnym rozwiązaniem będzie znalezienie złotego środka, a więc połączenie pędu do wiedzy ,,młodych wilków” pod opieką starszych kolegów posiadających dużą praktykę.

Ochrona danych

Ostatnie, jednak jedno z ważniejszych zagadnień, na które powinieneś zwrócić uwagę – czy Twoje dane będą w odpowiedni sposób chronione?

Większość biur wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie, a co za tym idzie, dane dotyczące Ciebie i Twojej firmy będą przechowywane na dyskach komputerowych. Z tego powodu powinieneś upewnić się, że Twoje biuro rachunkowe odpowiednio chroni te dane stosując programy antywirusowe. Kolejnym ważnym aspektem jest posiadanie kopii  danych na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń, oraz, czy masz do nich stały dostęp.

Bardzo ważne jest, abyś wiedział, w jaki sposób biuro archiwizuje dane, na ilu nośnikach je przechowuje i w jakim miejscu się one znajdują – w razie nieprzewidzianych wypadków typu pożar lub włamanie. Dowiedz się również gdzie i jak przechowywane są kopie dokumentów elektronicznych.

Profesjonalne biuro z pewnością odpowie na wszystkie Twoje pytania i się do nich odpowiednio ustosunkuje.

5.00 śr ocena (99% wynik) - 8 liczba głosów

Kamila Horodecka

Studentka kierunku Finanse w Przedsiębiorstwach na Wydziale Ekonomicznym Uniwersytetu Gdańskiego. Obecnie przygotowująca się do egzaminów ACCA w zakresie rachunkowości i finansów, w tym kontrolingu oraz audytu przedsiębiorstw. W mBiuro odpowiedzialna za kontakt z klientami oraz marketing. Prywatnie miłośniczka kotów i ciężkich brzmień.

Show 2 comments

[…] rozważań na ten temat warto zajrzeć na stronę dlaszefa.pl, w szczególności artykuł Jak zweryfikować jakość i bezpieczeństwo biura rachunkowego?. Autorki bloga wielokrotnie […]

Październik 11, 2017
0

można też skorzystać narzędzi takich jak https://sprawdz.biz/

Leave a Comment

Loading Posts...