Loading Posts...

Inwentaryzacja należności – Jak prawidłowo przeprowadzić ?

Inwentaryzacja należności,czyli zima znów zaskoczyła niejednych księgowych. Mimo, że przeprowadzana co roku, inwentaryzacja wciąż potrafi przysporzyć wiele pytań i trudności. Porządki w przedsiębiorstwie są jednak niezwykle ważne. Przepisy bilansowe nakazują weryfikację ksiąg rachunkowych ze stanem faktycznym. Dziś nie o przepisach, lecz o uniknięciu ewentualnego błędu dzięki kilku prostym poradom.

Art. 26 ustawy o rachunkowości rzeczą świętą. Głosi on, że inwentaryzacja powinna być dokonywana na ostatni dzień roku obrotowego drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ich ewentualnych różnic. Mowa o metodzie potwierdzenia salda. Jednak nie we wszystkich przypadkach znajduje ona zastosowanie. W dalszej części

  • Metoda

Potwierdzenia salda nie stosuje się w następujących przypadkach:

– należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, tj. od pracowników, osób nieprowadzących działalności gospodarczej, a także prowadzących taką działalność, ale nie prowadzących jednocześnie ksiąg rachunkowych,
– należności publicznoprawnych, co do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej,
– należności spornych i wątpliwych.

W wyżej wymienionych sytuacjach prowadzimy inwentaryzację metodą weryfikacji salda.

  • Terminy

Zgodnie z ustanowionymi przepisami, inwentaryzację należy zacząć nie wcześniej, niż na 3 miesiące przed zakończeniem roku obrotowego, a wszystkie należności muszą zostać zweryfikowane do 15 stycznia. Co prawda możemy zacząć ją przeprowadzać nawet ostatniego dnia, ale tylko wtedy, kiedy będziemy mieć wszystkie potwierdzenia od kontrahentów. Dajmy im więc trochę czasu na odpowiedź. Warto zacząć cały proces od wysłania pism z prośbą o potwierdzenie, a już na pewno zrobić to przed końcem roku.
Co w przypadku braku odpowiedzi ze strony kontrahenta? Niestety, przepisy nie przewidują żadnych rozwiązań. Pozostaje jedynie wysłać kolejne wezwanie, bądź skontaktować się w każdy możliwy sposób. W przypadku braku jakiejkolwiek odpowiedzi, przeprowadzamy standardową weryfikację należności. Bowiem art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r. przewiduje, że jeżeli z uzasadnionych przyczyn uzgodnienie należności było niemożliwe, należy dokonać weryfikacji.
Potwierdzenie telefoniczne bądź e-mailowe, w przypadku braku pisemnego, też się liczy! Należy wtedy wydrukować wiadomości, bądź sporządzić notatkę służbową.

  • „Saldo 0”

Stan zerowy nie oznacza wcale, że takowy nie istnieje w ogóle. Jest to normalna, określona wartość majątku. W takim przypadku wysyłamy prośbę o potwierdzenie, że stan należności rzeczywiście wynosi 0. Będziemy mieć pewność, że należności zostały uregulowane. Jest to bardzo przydatne przy niejasnych przelewach, czy licznych transakcjach z tym samym kontrahentem.

  • Różnice

Wszystkie ewentualne różnice, które wyniknęły w trakcie inwentaryzacji, powinny zostać wyjaśnione. Czasem księgowane są bez wyjaśnienia przyczyny ich powstania. Oto kilka najczęstszych:

– wprowadzenie dowodu księgowego u jednego z kontrahentów w innym terminie,
– błędy księgowe i rachunkowe, takie jak błędne obliczenia, niewłaściwie ujęta kwota, błędne wprowadzenie do ksiąg rachunkowych,
– dowód dokumentujący daną operację zagubił się, bądź nie dotarł do jednej ze stron,
– przypisanie należności nie temu kontrahentowi.
  • Czy mój klient prowadzi księgi rachunkowe?

Czasem ciężko stwierdzić, szczególnie w przypadku faktur wystawianych jednorazowo. Niektórzy prowadzą jedynie księgi przychodów i rozchodów, a potwierdzamy należności podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Tutaj również warto wysłać prośbę o potwierdzenie. W przypadku braku odpowiedzi, przeprowadzamy weryfikację.

Do przeprowadzania inwentaryzacji zobligowana jest każda jednostka gospodarcza, działająca na podstawie ustawy o rachunkowości. Istnieje możliwość odstąpienia od wykonywania tego obowiązku w nielicznych przypadkach:

– ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeśli księgi rachunkowe nie zostaną zamknięte (art. 12 ust.3 pkt 3 ustawy),
– podziału lub połączenia jednostek, jeżeli strony odstąpią od przeprowadzania inwentaryzacji w pisemnej umowie, z wyłączeniem spółek kapitałowych.
0.00 śr ocena (0% wynik) - 0 liczba głosów

Kinga Kniecińska

Studentka prawa Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Jednak to z życia czerpie najwięcej wiedzy. Wciąż szukając nowych wyzwań pod lupę bierze teraz najgorętsze tematy ze świata prawniczego. Ceni dystans i nutę czarnego humoru. W mBiuro zajmuje się obsługą klientów oraz działaniami marketingowymi. Prywatnie miłośniczka dobrej kawy i zakupów.

Leave a Comment

Loading Posts...