W momencie kiedy firma prężnie się rozwija, warto zastanowić się nad rozszerzeniem o kolejny oddział. Pozwoli to na rozszerzenie zasięgu działalności firmy i wdrożenie nowych rozwiązań. Czym charakteryzuje się oddział do poszczególnych form przedsiębiorstwa?

Kodeks spółek handlowych nie przewiduje definicji oddziału. Zgodnie z art. 5 pkt. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, oddział można uznać za wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności.

W praktyce, oddział nie posiada osobowości prawnej, jest zależny od macierzystego przedsiębiorstwa i działa pod tą samą nazwą. Posiada jednak odrębną lokalizację poza główną siedzibą oraz samodzielność organizacyjną. Przez samodzielność organizacyjną rozumie się osobne kierownictwo i personel (oddział może być pracodawcą), prowadzenie księgowości i sporządzanie bilansów tylko dla danego oddziału. Główna jednostka przekazuje do dyspozycji oddziału składniki majątku i określa zasady rozliczeń pomiędzy nią a oddziałem. Oddział może podejmować samodzielne decyzje, które nie wykraczają poza zakres działalności firmy.

Każde utworzenie nowego oddziału wymaga zgłoszenia odpowiednim podmiotom. Samych formalności jest niewiele, koszty też nie są szczególnie wysokie. Najważniejszą rzeczą jest posiadanie miejsca, w którym działać będzie oddział i dokumentu świadczącego o prawie użytkowania danego lokalu.

Jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka cywilna

W obu przypadkach sprawa wygląda podobnie. W przypadku spółki cywilnej, oddział zostaje utworzony decyzją uchwały wspólników. Za działalność odpowiada jedna osoba. Adres oddziału zgłasza się do CEIDG. Następnie, należy zgłosić do Urzędu Statystycznego w celu nadania numeru REGON, odpowiedniego urzędu skarbowego oraz ZUS.

Spółki kapitałowe

Podstawą jest możliwość utworzenia oddziału, jaką dopuszcza umowa spółki. Jeżeli umowa tego nie przewiduje, można zmienić ją uchwałą Walnego Zgromadzenia. Kolejnym krokiem jest podjęcie uchwały przez Zarząd. Decyzja zapada bezwzględną większością głosów, chyba że umowa przewiduje inaczej. Oddział wraz z adresem należy zgłosić do KRS zgodnie z art. 38 pkt. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. W tym celu składa się formularze Z3 i ZA, uchwałę Zarządu oraz potwierdzenie dokonania opłat sądowych. W tym przypadku również należy uzyskać numer REGON, zgłosić oddział do odpowiedniego urzędu skarbowego oraz ZUS.

Wpis oddziału do KRS jest deklaratoryjny. Oznacza to, że wszelkie zmiany obowiązują od momentu dokonania tych zmian, a nie jak w przypadku wpisu konstytutywnego – od momentu dokonania wpisu. Nie zwalnia to jednak z obowiązku zgłoszenia ich w odpowiednim terminie.

Spółki osobowe

Decyzja co do utworzenia oddziału zapada poprzez podjęcie uchwały przez wspólników upoważnionych do reprezentowania spółki. Podobnie jak w przypadku spółek kapitałowych, wniosek składa się do Krajowego Rejestru Sądowego. Następnie oddział należy zgłosić do Urzędu Statystycznego, odpowiedniego urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Przedsiębiorcy zagraniczni

Przedsiębiorcy prowadzący pierwotną działalność w innym kraju mogą utworzyć oddział na terytorium Rzeczypospolitej na takich samych zasadach, co przedsiębiorcy polscy. Dotyczy to jednak wyłącznie przedsiębiorców z krajów członkowskich Unii Europejskiej oraz należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku pozostałych państw, obowiązują ograniczenia w postaci obowiązywania zasady wzajemności. Oznacza to, że Polska dopuszcza możliwość prowadzenia działalności w konkretnym kraju i odwrotnie. Są to kraje, z którymi została zawiązana umowa w sprawie popierania i wzajemnej ochrony inwestycji.

Oddział jest zobowiązany do prowadzenia działalności w zakresie niewykraczającym poza zakres działalności przedsiębiorstwa zagranicznego. W tym celu do dokumentów załącza się przetłumaczoną  na język polski umowę przedsiębiorstwa. Ponadto, należy wskazać osobę reprezentującą oddział wraz z poświadczonym podpisem tej osoby.

Nazwa używana do oznaczania oddziału musi występować w formie oryginalnej nazwy przedsiębiorstwa z polskim tłumaczeniem formy prawnej i sformułowaniem „oddział w Polsce”.